誰でもやるべきことをメモっておいて終わったら消す、という方法で仕事を片付けます。買い物に行く主婦はチラシに丸を付けて、もしくは裏に買うべきものを書いてスーパーへ行きます。ビジネスマンは手帳にToDoリストを付けてそれを潰したりします。もしくは裏紙に仕事をごちゃごちゃと書き込んでは、終わるたびに真っ黒に塗りつぶしてストレスを発散しているような人もいて興味深いですし、全部脳の中で完結してしまう人もいます。
少し前のことになりますが、流行っているらしい仕事術にGTD(Getting Things Done)という方法があり、関心があって調べました。それはToDoリストを使うことになぜ価値があるのか伝えるものだと感じましたのでまとめてみます。参考にしたのは“ストレスフリーの仕事術”という本でした。
タイトルに付けた“全ての物事は2回”とはとても簡単なことです。1回目として、頭の中で考えたり、イメージしたり、設計したりすること。2回目として、実際に発言したり、行動したり、作成したりすることです。想像と創造、設計と実装、imageとdraw、予定と行動となります。しかしこれは、とても複雑になりがちです。何か別のことを考えたり覚えたりしながら、実際今取り組んでいることとは関係ないことも多いからです。何のメモも手帳もなしに、あらゆる仕事や買い物や当番や家事ややりたいことを全て忘れずに果たすのはとっても難しいと思います。みんな“何らかの方法”で予定して行動しています。ほとんど頭の記憶に頼る人もいれば、できるだけ書き出す人もいることでしょう。
GTDはそこへ注目させます。“なんかやらなきゃいけないことごちゃごちゃしてるでしょ？”、“ごちゃごちゃしてるといくら仕事してもスッキリしないでしょ”、“昔はこんなに複雑じゃなかったのに最近はみんなごちゃごちゃしているんだ”と問いかけてきます。そして、“ごちゃごちゃをキレイにしたら毎日がスッキリして気持ちがいいよ？部屋を綺麗に片付けたみたいにね。”と励ましているように感じられました。
その方法は、やらなきゃならないことを全部紙に書き出して分類する、というシンプルなものです。書いて書いて書きまくること。永遠に続くように思われるだろうが5分もすれば思いつかなくなってくる、と提案しています。そして全部書き出して分類すると、脳が「ここに書き出したから、もう覚えておかなくてもいいのだな」と判断し、書き出されたことは脳の負担が減り、“覚えておかなきゃ”ストレスがなくなり、脳は余裕を持って次のことに取り組めるという説明となります。
ToDoを書き出す価値を上手に高めていると感じました。ここがGTDの啓発的な部分だなと思います。やるべきことが全部把握できているからこそ、それ以外のことにも取り組めるようになると説いています。“あれもやらなきゃこれもやらなきゃじゃ、自分の一番やりたいことなんてずっと後回しだよ”って言っていて、それはごもっともでした。
さて、もう一歩踏み込んで、私の感じていることも書いておきたいと思います。
GTDは、それほど新鮮さを感じることはないかな、と思いました。やはり私が素晴らしいと思うのは”7つの習慣”であり、主体性を発揮するということなんだなと確認しました。GTDはやらなきゃならないことを全部書き出すことを薦めるのに対して、7つの習慣は、自分が“どんな役割”を生活の中で果たすのか考えて決め、その役割に応じて「何をするのか」チェックリストを考え出して作ることを提案しています。ここに大きな違いがあると思うのです。
今何をしなければならないかをチェックリストにするというのは、とても反応的な行動で、流れに身を任せて自分がなくなる危険性を含んだ作業だと思います。上司に言われたことと所属する組織から提案されていること全部をチェックリストにしたところで、全てを実行することは普通できないものです。
大事だと思うのは、「しなければならないこと」をリストにする反応的な態度ではなく、「自分がしたいと心から願うこととするべきこと」をリストにする主体性だと思います。どんな仕事やお誘いが入ってこようが明日の午前のチェックリストにボランティア活動に打ち込むことだと決めたらそれを実行する。私は自分が決めたチェックリストに従う習慣をつけたときに、成長を感じ取ることができるようになった大切な過去を持っているのです。勿論まだまだ青二才でありますが。
全ての物事は2回。チェックリストに自分の主体性を発揮しよう。